¿QUÉ ES EL DERECHO DE HABEAS DATA?
Habeas data es el derecho, en ejercicio de una acción constitucional o legal, que tiene cualquier persona que figura en un registro o banco de datos, de acceder a tal registro para conocer qué información existe sobre su persona, y de solicitar la corrección de esa información si le causara algún perjuicio.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Es aplicable a todos los datos de información personal registrados en bancos de datos que sean administrados por entidades públicas y privadas.
No es aplicable a los datos mantenidos en el ámbito exclusivamentepersonal o doméstico y aquellos que circulan internamente.
PARTICIPANTES EN LA NORMA
• Titular de la información.
• Fuente de información.
• Operador de la información.
• Usuario
TITULAR DE LA INFORMACIÓN
Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto al derecho de Habeas Data.
FUENTE DE LA INFORMACIÓN
Es la persona, entidad u organización que recibe, conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez entregará al usuario final; por ejemplo, los bancos.
OPERADOR DE LA INFORMACIÓN
Es la persona, entidad u organización que recibe la fuente de datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la Ley; por ejemplo, CIFIN y DATACRÉDITO.
USUARIO
Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o la fuente, o directamente por el titular de la información.
DATOS DE QUE HABLA LA NORMA
DATO PÚBLICO. Es el dato como tal según la ley o la C.P. y que no sea semiprivado o privado (carácter residual). Por ejemplo: los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas, etc.
DATO SEMIPRIVADO. Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada nipública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a un sector de personas; por ejemplo un dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
DATO PRIVADO. Es el dato de naturaleza íntima y reservada, que sólo es relevante para el titular.
OBLIGACIONES Y REQUISITOS
DEBERES DE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN
• Que la información que suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Que la información sea reportada de forma periódica y oportuna al operador.
• Que se solicite y conserve copia de la autorización.
• Que se resuelvan los reclamos y consultas teniendo en cuenta las instrucciones de la norma.
¿A QUIÉNES SE LES PUEDE SUMINISTRAR INFORMACIÓN?
• A los titulares o las personas autorizados por estos y a sus causahabientes.
• A cualquier autoridad judicial (previa orden judicial)
• A las entidades públicas del orden ejecutivo. (Cuando sea en cumplimiento de sus funciones.)
• A los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal o administrativa. (Cuando sea necesaria para el desarrollo de una investigación).
• A otros operadores de datos (cuando se cuente con autorización del titular).
• ¿CUÁNDO SE DEBE SOLICITAR LA AUTORIZACIÓN?
• No se requiere cuando se trate de datos públicos.
• Es necesaria cuando se trate de datos privados y semiprivados, salvo que se trate de datos financieros, crediticios, comerciales, de servicios y el proveniente de terceros países, los cuales implicanautorización del titular a las fuentes pero no para los administradores.
DEBERES DE LOS USUARIOS
• Deben guardar reserva sobre la información que les sea suministrada.
• Utilizar la información para los fines que fue entregada. (Análisis para establecer y mantener la relación contractual, evaluación de riesgos de una relación contractual vigente, análisis para hacer estudios de mercado, entre otras.)
• Deben conservar la información recibida para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento.
• Deben informar a los titulares, a su solicitud sobre la utilización que se le está dando a la información.
• Cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control.
REQUISITOS PARA LAS FUENTES
1. Se debe actualizar mensualmente la información.
2. Reportar el incumplimiento de las obligaciones. Antes se le debe informar al titular para que pueda demostrar o efectuar el pago de la obligación, así como también para poder controvertir la cuota y la fecha de exigibilidad.
3. Las fuentes de información pueden efectuar el reporte 20 días calendario siguiente al envío de la comunicación al titular de la información.
El Gobierno Nacional establecerá la forma en la que se debe presentar la información, esto es, diseñará un formato que permita identificar el nombre completo, la condición en que actúa, etc.
PERMANENCIA DE LA INFORMACIÓN
INFORMACIÓN POSITIVA
• Permanece de manera indefinida
INFORMACIÓN NEGATIVA
•Término máximo de permanencia de 4 años.
• Cuando hay pago: Será el equivalente al duplo de la mora, respecto de obligaciones que permanecieron en mora durante un plazo corto; por ejemplo, la persona que estuvo en mora por 2 meses, estará reportada por 4 meses. (H. Corte Constitucional)
• Cuando no hay pago: 4 años después de que se extinga la obligación por cualquier modo, tales como prescripción, compensación, novación o confusión. (H. Corte Constitucional)
PETICIONES CONSULTAS Y RECLAMOS
Trámite especial y distinto al procedimiento del derecho de Petición.
TRÁMITE DE CONSULTAS
Se presenta cuando el titular quiera conocer la información que repose en un banco de datos. Se puede formular verbalmente o por escrito.
Se debe responder máximo 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible se debe informar y responder máximo 5 días hábiles siguientes.
TRÁMITE PARA RECLAMOS
Cuando el titular considere que la información debe ser corregida o actualizada. Se debe presentar por escrito con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, etc.
Una vez recibida la petición se debe hacer Incluir en el registro individual en los 2 días hábiles siguientes una leyenda que diga “reclamo en trámite”
Se debe responder máximo 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Cuando no sea posible se debe informar y responder máximo 8 días hábiles siguientes.
¿QUIÉN VIGILAEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMA?
La Superintendencia de Industria y Comercio y la Superintendencia Financiera de Colombia
¿Qué pueden hacer la Superintendencias?
• Impartir instrucciones y órdenes de cómo se debe cumplir la norma y velar por el cumplimiento de la misma.
• Ordenar la realización de auditorías externas para verificar el cumplimiento de la norma.
• Ordenar la corrección, actualización o retiro de los datos personales.
• Iniciar investigaciones administrativas.
• En caso de incumplimiento ¿Qué pasa?
• La Superintendencia podrá imponer multas hasta de 1.500 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
• Suspensión de las actividades de los bancos de datos, hasta por un término de 6 meses, cuando se esté llevando a cabo la administración de la información en violación grave de las condiciones y requisitos previstos en la ley.
Habeas data es el derecho, en ejercicio de una acción constitucional o legal, que tiene cualquier persona que figura en un registro o banco de datos, de acceder a tal registro para conocer qué información existe sobre su persona, y de solicitar la corrección de esa información si le causara algún perjuicio.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Es aplicable a todos los datos de información personal registrados en bancos de datos que sean administrados por entidades públicas y privadas.
No es aplicable a los datos mantenidos en el ámbito exclusivamentepersonal o doméstico y aquellos que circulan internamente.
PARTICIPANTES EN LA NORMA
• Titular de la información.
• Fuente de información.
• Operador de la información.
• Usuario
TITULAR DE LA INFORMACIÓN
Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto al derecho de Habeas Data.
FUENTE DE LA INFORMACIÓN
Es la persona, entidad u organización que recibe, conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez entregará al usuario final; por ejemplo, los bancos.
OPERADOR DE LA INFORMACIÓN
Es la persona, entidad u organización que recibe la fuente de datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la Ley; por ejemplo, CIFIN y DATACRÉDITO.
USUARIO
Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o la fuente, o directamente por el titular de la información.
DATOS DE QUE HABLA LA NORMA
DATO PÚBLICO. Es el dato como tal según la ley o la C.P. y que no sea semiprivado o privado (carácter residual). Por ejemplo: los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas, etc.
DATO SEMIPRIVADO. Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada nipública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a un sector de personas; por ejemplo un dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
DATO PRIVADO. Es el dato de naturaleza íntima y reservada, que sólo es relevante para el titular.
OBLIGACIONES Y REQUISITOS
DEBERES DE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN
• Que la información que suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Que la información sea reportada de forma periódica y oportuna al operador.
• Que se solicite y conserve copia de la autorización.
• Que se resuelvan los reclamos y consultas teniendo en cuenta las instrucciones de la norma.
¿A QUIÉNES SE LES PUEDE SUMINISTRAR INFORMACIÓN?
• A los titulares o las personas autorizados por estos y a sus causahabientes.
• A cualquier autoridad judicial (previa orden judicial)
• A las entidades públicas del orden ejecutivo. (Cuando sea en cumplimiento de sus funciones.)
• A los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal o administrativa. (Cuando sea necesaria para el desarrollo de una investigación).
• A otros operadores de datos (cuando se cuente con autorización del titular).
• ¿CUÁNDO SE DEBE SOLICITAR LA AUTORIZACIÓN?
• No se requiere cuando se trate de datos públicos.
• Es necesaria cuando se trate de datos privados y semiprivados, salvo que se trate de datos financieros, crediticios, comerciales, de servicios y el proveniente de terceros países, los cuales implicanautorización del titular a las fuentes pero no para los administradores.
DEBERES DE LOS USUARIOS
• Deben guardar reserva sobre la información que les sea suministrada.
• Utilizar la información para los fines que fue entregada. (Análisis para establecer y mantener la relación contractual, evaluación de riesgos de una relación contractual vigente, análisis para hacer estudios de mercado, entre otras.)
• Deben conservar la información recibida para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento.
• Deben informar a los titulares, a su solicitud sobre la utilización que se le está dando a la información.
• Cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control.
REQUISITOS PARA LAS FUENTES
1. Se debe actualizar mensualmente la información.
2. Reportar el incumplimiento de las obligaciones. Antes se le debe informar al titular para que pueda demostrar o efectuar el pago de la obligación, así como también para poder controvertir la cuota y la fecha de exigibilidad.
3. Las fuentes de información pueden efectuar el reporte 20 días calendario siguiente al envío de la comunicación al titular de la información.
El Gobierno Nacional establecerá la forma en la que se debe presentar la información, esto es, diseñará un formato que permita identificar el nombre completo, la condición en que actúa, etc.
PERMANENCIA DE LA INFORMACIÓN
INFORMACIÓN POSITIVA
• Permanece de manera indefinida
INFORMACIÓN NEGATIVA
•Término máximo de permanencia de 4 años.
• Cuando hay pago: Será el equivalente al duplo de la mora, respecto de obligaciones que permanecieron en mora durante un plazo corto; por ejemplo, la persona que estuvo en mora por 2 meses, estará reportada por 4 meses. (H. Corte Constitucional)
• Cuando no hay pago: 4 años después de que se extinga la obligación por cualquier modo, tales como prescripción, compensación, novación o confusión. (H. Corte Constitucional)
PETICIONES CONSULTAS Y RECLAMOS
Trámite especial y distinto al procedimiento del derecho de Petición.
TRÁMITE DE CONSULTAS
Se presenta cuando el titular quiera conocer la información que repose en un banco de datos. Se puede formular verbalmente o por escrito.
Se debe responder máximo 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible se debe informar y responder máximo 5 días hábiles siguientes.
TRÁMITE PARA RECLAMOS
Cuando el titular considere que la información debe ser corregida o actualizada. Se debe presentar por escrito con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, etc.
Una vez recibida la petición se debe hacer Incluir en el registro individual en los 2 días hábiles siguientes una leyenda que diga “reclamo en trámite”
Se debe responder máximo 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Cuando no sea posible se debe informar y responder máximo 8 días hábiles siguientes.
¿QUIÉN VIGILAEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMA?
La Superintendencia de Industria y Comercio y la Superintendencia Financiera de Colombia
¿Qué pueden hacer la Superintendencias?
• Impartir instrucciones y órdenes de cómo se debe cumplir la norma y velar por el cumplimiento de la misma.
• Ordenar la realización de auditorías externas para verificar el cumplimiento de la norma.
• Ordenar la corrección, actualización o retiro de los datos personales.
• Iniciar investigaciones administrativas.
• En caso de incumplimiento ¿Qué pasa?
• La Superintendencia podrá imponer multas hasta de 1.500 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
• Suspensión de las actividades de los bancos de datos, hasta por un término de 6 meses, cuando se esté llevando a cabo la administración de la información en violación grave de las condiciones y requisitos previstos en la ley.
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